Quel logiciel pour gérer ses données ?

Faut-il utiliser un tableur ou une base de données pour stocker les informations de l’entreprise ?

Pendant longtemps, les entreprises ont utilisé des tableurs, comme Microsoft Excel, pour gérer des listes de données, jusqu’au jour où elle ont été confrontées à la problématique des grands nombres.

Avantages et inconvénients des tableurs

Certes, les tableurs offrent une grande convivialité et dispensent de l’expérience avancée que nécessite l’utilisation des logiciels de gestion de bases de données. De plus ils permettent de construire rapidement des tableaux d’analyse ou des synthèses à partir des listes créées.

Mais les tableurs ont trois limites :

  • Le nombre de lignes de donnés est dépendant du tableur utilisé,
  • Il n’existe pas de système de filtrage des données aussi sophistiqué que les requêtes SQL que l’on trouve sur les systèmes de gestion de bases de données.
  • Surtout, le mélange de la structure des données avec les données elle-mêmes limitent la portabilité et l’interopérabilité des informations entre plusieurs logiciels.

Avantages des systèmes de gestion de bases de données (SGBD)

Conçus pour le traitement industriel des données

Définition de l’informatique, selon Le Larousse :

Science du traitement automatique et rationnel de l’information considérée comme le support des connaissances et des communications.

La toute première application créée lors de la naissance de l’informatique industrielle était un système de gestion de base de données !

Les SGBD modernes sont dans la continuité de cette définition. Ils sont exclusivement dédiés au stockage des données et fournissent un puissant langage de filtrage et de traitement des informations, le langage SQL.

Interopérabilité

Il faut bien comprendre que si un tableur permet à la fois de stocker des listes de données et de les exploiter in situ, les SGBD sont essentiellement dédiés au stockage de données en quantité quasiment illimitée. Ils n’ont pas vocation à appliquer directement un traitement sur ces données, mais fournissent à des applications tierces les outils nécessaires pour le faire. En effet, on sépare la couche de stockage et la couche de traitement, qui elle, appartient aux applications qui vont exploiter ces bases de données.

Les applications de traitement des données vont se connecter à la base de données via un protocole de programmation, pour effectuer des traitements « CRUD » (Create, Read, Update, Delete), i.e. ajouter, lire, modifier ou supprimer des données.

Ainsi, la base de données est le réservoir géré par un serveur et la source de remplissage peut être un logiciel (client) sous Windows, Mac ou Linux, ou bien un site internet. L’interopérabilité est une constante native propre aux SGBD, contrairement aux tableurs.

Il existe des cas particuliers, où par défaut, les données sont stockées dans le même fichier que l’application qui les utilise, par exemple pour créer des formulaires, des états d’impression, etc. C’est le cas de Microsoft Access sous Windows ou de Ninox sous MacOS,

Mais les données des bases de données d’Access et de Ninox peuvent aussi êtes exploitées par des applications tierces.

Stockage en nombre

Contrairement aux tableurs, les SGBD sont conçus pour stocker des quantités illimitées d’information, sous réserve d’augmenter périodiquement les ressources informatique allouées (disque dur, mémoire). Les données sont cloisonnées dans des tables, équivalent aux listes des tableurs. Toutes ces listes interagissent dans une logique de relation (un à plusieurs, plusieurs à plusieurs).

Des données en relation

En fait, on parle plutôt de SGBDR, la mention « R » pour « Relationnelles » indiquant que les données peuvent être mise en relation à travers des requêtes parfois très complexes. C’est là la spécificité et la valeur ajoutée des Systèmes de Gestion de Bases de Données Relationnelles (SGBDR) !

Le schéma ci-dessous représente la structure d’une base de données de la plate-forme web WordPress (Source https://codex.wordpress.org/Database_Description)

Wordpress database structure
Exemple de structure de base de données relationnelle WordPress

 

Chaque table (équivalente à une feuille de calcul d’un tableur) est en relation avec d’autres par un champ (équivalent à une colonne d’un tableur) contenant la même valeur. La relation, appelée jointure, peut relier le champ d’un enregistrement d’une table, d’un côté, avec les champs de plusieurs enregistrements d’une ou plusieurs autres tables, de l’autre côté. Par exemple dans la relation « un à plusieurs » entre une table « Entreprise » avec la table « Contacts » de cette entreprise.

Et pour analyser les données, un tableur ou un SGBDR ?

Les tableurs ont la réputation de fournir de nombreuses fonctions permettant de construire de puissantes formules d’analyses, sans oublier la fonction de « tableaux croisés dynamiques ». Mais les tableurs peuvent aussi de connecter aux SGBRR externes et utiliser leur langage SQL.

À chacun son métier

En conclusion, il ne s’agit pas de remplacer un tableur par un SGBDR ou l’inverse, mais plutôt d’utiliser les deux judicieusement.

Le SGBDR stocke de grandes quantités de données dans des tables structurées avec une logique de relation entre elles. Les bases de données sont mises à la disposition d’applications externes, sites internet, tableurs, applications sur mesure, dans lesquelles on pourra construire des tableaux de synthèse aussi complets que souhaité.